你的工作以“忙”著稱嗎?每天要打開三四十個標(biāo)簽頁，在五六個Office之間切換，吃午飯時也要對著電腦，一天下來才發(fā)現(xiàn)自己一杯水都沒喝?
在這種情況下，你一定急需各種方法來節(jié)約時間。今天要分享的，就是從實戰(zhàn)中總結(jié)出來的：能確切可行節(jié)省工作和學(xué)習(xí)時間的一些小竅門。
1、建立專屬信息庫
你每天的日常工作和學(xué)習(xí)當(dāng)中，一定有許多時間，浪費在來回搜尋信息上面。比如QQ里和同事的某段對話、微信里面領(lǐng)導(dǎo)的一段要求、郵件里面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個文件……
它們總是在你最緊急、最需要的時候藏起來，讓你花一番力氣去找。不但浪費時間，也常常影響心情。
如果你經(jīng)常有這樣的困擾，那可以試試這個方法——建立一個專屬的信息庫。
無論是聊天記錄、郵件內(nèi)容，還是工作安排、項目反饋，抑或是突然產(chǎn)生的靈感，或者從網(wǎng)上看到的有價值的案例、知識，都可以往里面一丟，需要的時候，打開它，直接查找即可。
1)用筆記軟件來建立信息庫
我的建議是利用Onenote或者印象筆記。當(dāng)然，為知筆記、有道云筆記之類，也是可以的。
在筆記軟件里，按照你負(fù)責(zé)的項目，新建一個筆記本。
然后，所有跟這個項目相關(guān)的一切信息，都可以放進(jìn)這個筆記本，再起一個易于辨認(rèn)的名字即可。
■ 比如，你和同事討論一個原型。他提了很多有意思的看法，聊完之后，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄復(fù)制出來，在筆記本里新建一頁筆記，命名為「06.19與XXX關(guān)于XX原型第二版的討論」即可。
■ 或者，你是一名文案。那么可以直接新建一頁筆記，把平時在網(wǎng)上搜集到的案例放進(jìn)去，再寫上來源和自己的想法。當(dāng)你沒有靈感的時候，打開看看，立刻可以為你提供大量的創(chuàng)意參考。
■ 更重要的，可以把所有的工作流程、規(guī)范，甚至是生活的備忘錄都放進(jìn)去。比如「5號電池在門口第二個柜子里」「充電器在臥室書架下面的箱子里」「身份證在衣柜下面的抽屜第二層」……平時或許感覺不到，但在急需的時候，絕對可以為你節(jié)省大量的時間和精力。
2)堅持平時的積累和記錄
建立信息庫，最好是設(shè)置為開機(jī)啟動，配合相應(yīng)的插件和快速啟動方式，比如印象筆記的「剪藏」、Onenote的「快速新建筆記」。務(wù)求第一時間將信息記錄入筆記中。
這樣不但可以減少記憶的難度，節(jié)省我們的認(rèn)知和記憶資源，而且可以使工作和學(xué)習(xí)變得簡潔高效：
當(dāng)你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開這本筆記本，就可以找到一切需要的內(nèi)容時，你就可以更專注在手頭的事務(wù)上面。
2、減少對工作的“打斷”
很多人為了節(jié)省時間，都會讓自己進(jìn)行「多任務(wù)工作」。
同時開著一大堆網(wǎng)頁，這里看一會，那里看一會，做一下PPT，做一下EXCEL，以此來降低「我還有一項任務(wù)沒有開工」的焦慮感，讓自己沉浸在「所有任務(wù)都在同步進(jìn)行」的美好感覺之中。
但是，這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表現(xiàn)。
記住一個最基本的原則：人類的大腦是沒法進(jìn)行「多線程處理」的。人同一時間只能聚焦在一件事情上面。
所謂的「多任務(wù)工作」并不是真的「同時進(jìn)行」，而是大腦不斷地在這些不同的事務(wù)之間打斷和切換而已。
也就是說，當(dāng)你以為「同時處理兩項任務(wù)」時，實際上，你的大腦是這樣運(yùn)作的：進(jìn)入A的工作狀態(tài)-退出A的工作狀態(tài)-進(jìn)入B的工作狀態(tài)-退出B的工作狀態(tài)……循環(huán)往復(fù)。只是切換的時間太短，我們很難覺察到而已。
比如，你寫一篇文章，先在腦子里構(gòu)思出幾個要點，這時，一個新聞彈窗吸引了你，你點擊打開，看完一篇新聞，再回過頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構(gòu)思的結(jié)果么?
恐怕不是那么簡單了，因為它已經(jīng)被我們從「工作記憶」中清除了出去，騰出空間來接受和處理新的信息。你需要一段時間才能重新把它找回來。
而當(dāng)我們反復(fù)打斷的時候，這些時間累積起來，其總量是相當(dāng)可觀的。
所以，工作時，請專注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個小時以內(nèi)不要打斷，不要同時處理任何其他的事情。
■ 如果有任何突發(fā)性的事務(wù)：比如要交一個報表、要回復(fù)一個郵件、回應(yīng)一個同事……先用便簽紙記下來，也不要超過10秒鐘，更不要打斷工作。直到原來的任務(wù)告一段落，或者你感到疲倦了，再休息，按照便簽紙上面的內(nèi)容去逐項處理。
■ 如果一定非打斷不可：比如突然有個會議要開，那就拿上便簽紙，先把剛才的工作進(jìn)度和正在思考的內(nèi)容，用關(guān)鍵詞的形式迅速記下來，自己能看懂即可。當(dāng)回到原先工作的時候，這可以大大減少你進(jìn)入狀態(tài)的時間。
3、化整為零
生活中的碎片時間，比如乘車、等電梯、吃飯、步行，等等，這些時間，大家是怎么利用的?
我想，很多人都會選擇讀書、看公眾號，或者聽講座、公開課。這很對，當(dāng)然也比發(fā)呆，什么也不干要好得多。
但是，這仍然不是最好的利用方式。為什么呢?因為絕大多數(shù)有價值的知識，并不是你在碎片時間里可以掌握的。
在碎片時間里，你能學(xué)習(xí)到的，只是一些簡單的結(jié)論而已。它們除了增加一些談資之外，并沒有太大的價值。甚至還不一定是全面、嚴(yán)謹(jǐn)、正確的。
那么，對于碎片時間，最好的利用方式是什么呢?不是學(xué)習(xí)和吸收，而是思考。
一個行之有效的方法，是把工作、學(xué)習(xí)中遇到的問題，分解成一個個更小的問題，然后把它們列成清單，隨身攜帶，利用碎片時間，進(jìn)行思考和推導(dǎo)。
在這個過程中，取得的任何進(jìn)展和反饋，都記下來，便于下一次繼續(xù)進(jìn)行思考
比如，做一個PPT，你就可能會列出這些問題：
● 整個PPT的邏輯要怎么呈現(xiàn)?
● 每一部分分別用多少P來講?
● 背景分析需要考慮哪些因素?
● PEST每一點分別要怎么寫?
● 市場分析要怎么寫?
● 目標(biāo)消費者具有怎樣的特點?
把這些問題做成清單，只要有空，就拿出來思考，再及時把思考結(jié)果記下來。而不是等坐到辦公桌前才去思考。
這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節(jié)省時間的方式。
生活中，很多看起來很聰明的人，其實并不是真的比我們聰明多少。而是因為他們在生活中的每一秒，在別人發(fā)呆、放空、渾渾噩噩的時候，都時刻在腦中對各種情形進(jìn)行思考、推演、分析，對各種路徑和結(jié)果早已爛熟于心。
所以，當(dāng)需要的時候，就能夠非?？焖俚貙Ω鞣N情況進(jìn)行判斷，作出最佳的決策。（來源：創(chuàng)聯(lián)工場）
APP下載
圖片新聞
